03 独立してから気づく「事務作業の落とし穴」～～経営を安定させるために必要な視点～
はじめに
会社員として働いているときは、専門業務に集中できる環境が整っています。バックオフィスのサポートにより、事務作業を気にする必要もありません。ただし、独立後にはその環境が変わります。 経理処理まで全てを自分一人で遂行する必要があります。最初は勢いで乗り切れても、やがて事務作業の重みが経営を圧迫するケースが少ないです。 「落とし穴」と、その解決策を解説します。
独立後に分かる「見えない仕事」の増加
独立直後は、目の前の仕事に全力を注ぐことで、ある程度の成果を挙げることができます。具体的な事務作業には以下のようなものがあります。
(1)経費精算
領収書やレシートの管理、月ごとのまとめ作業は意外と時間がかかり、ミスが発生しやすい部分です。 特に複数のトラブルを抱えている場合、これらの業務は手間が倍増します。
（２）請求書発行
取引先ごとに異なるフォーマットや締め日への対応が求められるため、確認作業が煩雑です。請求書類ミスや遅延は取引先と留意関係にも影響します。
(3)仕入先からの請求処理
納品の確認や支払い予定日の管理も、手動で行う場合は手間がかかります。
(4)税金や社会保険手続き
個人事業主や法人に求められる各種業務申告や支払いは、専門知識がないと特に感じられる領域です。ミスが発生するとペナルティや無駄なコストがかかります。
これらの事務作業は本業に直接関係しないように見えますが、ミスや遅延が取引先と勘案を損なうリスクを含んでおり、信用失墜を招きます。
組織に所属していたときと独立後の違い
会社に所属していたときは、バックオフィス部門が事務作業をサポートしてくれていました。例えば、経理部門が以下のようなタスクを処理していました。
- 経費精算 正確なデータをもとに月次処理を行い、従業員が迅速に経費を回収できる体制を整備します。
- 請求書発行 専任スタッフが管理し、取引先との取引を代行。
- 仕入先の対応 支払い予定を一括管理し、支払いトラブルを防ぎます。
これらは一見「当たり前」の環境に見えますが、独立するとこのサポートが消え、全てが自分の責任になります。最終的に経営の停滞を生む原因となるのです。
「事務作業の重圧」から抜け出す方法
事務作業を効率化するためには、「何を自分でやるか、何を他人に任せるか」を明確にすることが重要です。以下の方法を参考にしてください。
(1)事務作業のアウトソーシング
専門家に事務作業を委託することで、自分の時間を本業に集中させることができます。例えば、株式会社カリフラワーの「バックオフィスコーディネート」では、中小企業や個人事業主を対象に、経費精算や請求書発行などの事務作業をトータルサポートしています。
(2)デジタルツールの活用
現在では、さまざまな事務作業を効率化するためのツールが存在します。これらを積極的に活用することで、大幅な時間短縮が可能です。
- 経費精算ツール スマートフォンで領収書を撮影するだけで記録・管理が可能です。
- 請求書作成ツール テンプレートや自動計算機能を備えたツールで作業時間短縮。
- クラウド会計ソフト その間で帳簿管理が可能で、税金対策にも役立ちます。
(3)業務プロセスの見直し
現在の業務フローを洗い出し、効率化できる部分を見てみましょう。
- 請求書発行のフローをテンプレート化します。
- 支払い予定日を一括管理できる仕組みを導入する。
- 定型業務を自動化するツールを導入する。
独立を成功させるために必要な視点
独立後に成功するためには、「自分がやるべきこと」と「他人に任せるべきこと」を正しく判断する能力が重要です。 特に事務作業を軽視せず、効率化に投資する視点を持つ、それが成功への近道です。
長期的に見れば、アウトソーシングやツールの活用にかかるコストは、時間の節約やミスの削減によって十分に回収できます。本業に集中する時間を確保することで、ビジネスの成長を加速させることが可能です。
結論
独立することで得られる自由は大きいですが、同時に責任も増えます。
株式会社カリフラワーでは、事務作業の効率化を通じて、経営者の皆様をサポートしています。「バックオフィスコーディネート」や「ファイナンスコーディネート」の活用により、独立後の経営課題をスムーズに解決しませんか？
時間を最大限活用し、あなたのビジネスを成長させる第一歩を、私たちと一緒に踏み出しましょう！